一个类似案例的分析
本帖最后由 sh05赵团结 于 2011-9-20 21:18 编辑
浅论应收票据内部控制的要点
（本文刊发于《中国总会计师》2011年第2期）
【摘要】应收票据作为一种债权凭证，也是企业流动资产的重要组成部分。在日常工作中，虽然在现金流量表填报中应收票据一般并不作为现金等价物看待，但是由于其流动性仅次于货币资金而受到管理层重视。同时，它也成为公司内部人员盗窃的对象之一。故此，其安全性和流动性直接影响到企业的资产状况。在国家出台《企业内部控制应用指引》的背景下，本文结合案例分析，提出在实务工作中如何对应收票据进行管理。
【关键词】应收票据 内部控制 案例分析
2010年4月15日，财政部等五部委联合下发了《企业内部控制应用指引》。随后，财政部会计司也陆续对其进行了解读。其中，《企业内部控制应用指引第6号——资金活动》和《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》对应收票据作了相关规定。应收票据作为商业票据，主要包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。二者中，银行承兑汇票具有准货币资金的性质；而商业承兑汇票因出票人的信用不同可能存在到期不能收回的风险。不过在一般情况下，商业承兑汇票由于能够背书，其流动性也显得相对较强。故此，应收票据应重点关注的风险是管控不严，可能导致被挪用、侵占或者欺诈等。下文通过案例的分析，探讨在实务中如何从内部控制的角度管理应收票据。
一、案例摘要
（略）
二、案例分析
该案例是内部控制失控的典型代表。内部控制作为公司规范管理的制度保障，如果存在违规现象或者执行不到位，则会使公司内部相关工作人员有机可乘，趁机窃取公司财产。从上述案例可以看出，该公司针对应收票据的内部控制至少出现以下几个问题：
（一） 公司组织机构错位
作为公司治理结构的重要组成部分，公司组织机构的设置原则上既要保证公司的高效运转，同时又能够实现互相监督制约。一般而言，公司的一项销售行为至少涉及到销售部门、物流部门和财务部门等。其中，销售部门负责公司产品的营销和款项的收取；物流部门负责客户所需产品的发货；财务部门则主要负责经济业务的会计核算和对业务部门的监管。通过财务部门对业务部门经营行为的全过程核算和合规性复核，可以保证在满足客户需求的同时，将应收款项及时入账。而李某同时负责营销和财务两个部门，实际上是将本应该分离的两个职能部门予以集中，李某一人可以掩盖业务运作中的瑕疵。笔者无意否认李某较强的业务能力和财务管理水平，但这一点正是造成银行承兑汇票被盗取最重要的原因。
（二） 财务监督机制虚设
在公司的组织机构中，财务部门往往被看作管家，主要发挥着理财的功能。一般而言，一个公司最为重要的两个业务循环是：采购与付款、销售与收款。财务部门定期或不定期与客户进行对账可以反映出公司的资产确认是否完整和准确。同时，出纳在收取应收票据时核对其真实性和有效性。B公司的财务部门工作人员在收取应收票据时并不认真核对，想当然地认为其主管领导李某收取的银行承兑汇票是真实的。而且在长达数月的时间里是否盘点以及盘点时是否认真核对应收票据也无从可知。不管如何，如果当初出纳恪尽职守，认真核对，发现伪造的银行承兑汇票后及时向领导报告，也不至于发生后面悲惨的故事。
（三） 会计信息不够透明
在现代企业管理理念中，财务部门不但是会计核算部门，更多地是充当了企业管理层的“军师”。通过向管理层发布财务信息，提炼对公司经营决策相关的数据，从而参与到公司经营管理过程中。针对本案，如果企业定期将客户及其收款状况以财务分析报告的形式向公司管理层报告，我想，管理层应该会关注该客户以及应收票据的金额。毕竟，作为一个中小型企业，单张100万元的票面金额还是比较大的。
（四）公司内外监管不力
一个企业持续地健康运转离不开监督机制，这是因为企业经营管理者不同程度地存在职业道德风险和偷懒思想。A集团公司虽然设置了审计部，但是审计部日常工作重点在于审计大型项目和较大规模的公司，B公司由于规模较小，近几年来尚未被正式审计过。同时，B公司内部也未设置诸如审计部类似的监察部门，导致公司业务出现了只有财务部门一个部门把关的现状。另外，如果参与年报审计的会计师事务所认真审核并与客户进行询证，也许能发现应收票据被“置换”的蛛丝马迹。总之，在一个缺乏监管的公司里，一些图谋不轨的人员总能找到作案的机会。正如，苍蝇不叮无缝的蛋一样。只有企业建立健全内外管理和监管机制，才能保证公司正常和有序地运转。
三、案例启示
通过上述案例的简要分析，为了深入探讨如何对应收票据进行有效管理，下文试图从COSO内部控制框架的五个要素的角度行分析：
（一） 完善公司治理结构
内部控制环境是企业各项内部控制活动的基础。企业良性运转的前提是建立规范的治理结构，在此基础上搭建组织架构。对于一般企业而言，应当设置独立的营销部门、物流部门和财务部门以及审计部门，以做到各司其职并互相监控。如果企业再以详细的工作说明书予以界定并辅以清晰的业务流程图以供操作，制度对于业务活动的指导和支持作用将彰显无遗。
（二） 建立风险评估机制
应收票据的风险主要是安全性和真伪以及到期不能承兑。基于此，为了防止企业内部人收款不入账或者延迟入账甚至直接盗取款项，企业应当评估自身销售与收款业务循环中的关键风险控制点，以采取针对性的措施。比如，为了防范客户经理收款后不及时交至公司财务部门，财务部门通过定期的应收账款账龄分析发现收款周期较长的客户并向对方函证，一方面可以保证应收账款的时效性，同时发现是否有客户经理已经收款未及时交款的情况。《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》第十二条也提出：“企业应当指定专人通过函证等方式，定期与客户核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。”其实，这样规定的主要目的还是在于防范应收账款不能及时收回的风险。另外，如果企业实施了ERP项目，则可以利用ERP系统提供的风险管理模型开发应收账款的预警体系，以减轻因人为因素而出现的判断偏差。
（三） 规范业务管理流程
前已述及，业务流程的建立和完善可以成为企业日常工作的向导。同时，业务流程也和企业内控制度相得益彰。企业内控制度以文字的形式显得更为严谨和有序；而业务流程图则显得更为直观和明晰。其实，梳理企业业务流程图的过程也是规范管理各项业务的过程，这对于应收票据也不例外。在描述关于应收票据的业务流程时，企业至少关注应收票据的收取、保管和贴现以及到期承兑等活动，并以文字注释的方式简要注明在每个环节应重点关注的要点。比如，在收取应收票据时，至少应检查票据的真实性、背书是否连续、印章是否清晰等。
（四） 做好信息沟通工作
各种信息充斥在企业经营的各个环节。其实，只有经过加工和整理的信息才是对企业管理有用的信息。这些信息当中，财务报告便集中体现了企业的资源分布状况和盈利状况以及现金流量情况。财务部门可以定期向管理层报告企业当期的财务信息，应收账款的收取以及货币资金的存量（在实务中，部分企业常常将应收票据看作准货币资金存量）对于保证企业的流动性发挥着重要作用，理应受到管理层的重视。通过定期或者不定期的财务信息的发布，企业运营的场景便展现在公司管理层面前。在大家都重视的情况下，那些心机不良的人员因担心伸出黑手被发现也会望而却步。
（五） 加强内外监督管理
监察，可以使一个坏人向好，可以使一个好人变得更好，这就是制度导向的重要作用。一个公司，不管是否建立独立的审计部门，行使审计职能的部门（人员）一定要存在。内部审计不但在于威慑，更在于发现企业内控运行的不足，以便公司今后改进和提高。另外，企业外部力量对公司进步的促进作用不容忽视。外部力量，不管是上级主管单位、会计师事务所、财政部门或者是税务部门等，通过各种形式的工作监察，企业可以发现目前存在的问题并设法改进和完善。
总之，我们通过和客户定期或不定期的对账可以保证应收款项余额的准确性。同时，通过公司内部控制体系的建立和完善可以明确职责，做到互相监督，从而确保应收票据的安全和完整及其周转效率。其实，这也是内部控制对资产管理的基本要求。
主要参考文献：
[1]财政部,证监会,审计署,银监会,保监会. 关于印发企业内部控制配套指引的通知[S].财会〔2010〕11号文，2010年4月15日.
[2] 财政部会计司.企业内部控制指引解读：[EB/OL].（2010-10-28）
http://www.asc.net.cn/Pages/lear ... ?FMenuCode=MENU_BC.
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Post By：2011/11/1 19:41:00
